Manager. En wat nu?
Geen rijbewijs nodig
Het komt in de praktijk regelmatig voor dat medewerkers van de ene dag op de andere aangesteld worden als manager. Vaak zonder dat ze voor het vak van manager een opleiding hebben gevolgd. Ook mij is het ooit overkomen. Wat doe je dan? Is er een algemeen erkende managers diploma, zoiets als het rijbewijs? Niet dat ik weet. Er zijn genoeg boeken en nog veel meer concepten. Maar welke moet je kiezen? 
Ook in de discussies op deze website zie je een grote variëteit aan meningen, die er op wijzen dat die meningen zijn gevormd door welk boek of welk concept men toevallig gekozen heeft. Toch is er wel enige orde in de chaos aan te brengen. Logisch nadenken helpt daarbij.
Productie en ontwikkeling
Laat ik beginnen met een algemene regel die opgaat voor de meeste organisaties, waarbij een organisatie ook een afdeling van een man of tien kan zijn. Of hoofdlijnen zijn er meestal twee type activiteiten binnen een organisatie: de productie en de ontwikkeling. De productie is datgene dat de organisatie op dagelijkse basis voortbrengt. Om bij een afdeling te blijven kan dat zijn: het maken van offertes, het opstellen van polissen, het beantwoorden van de telefoon enz. enz. De ontwikkeling heeft te maken met het aanbrengen of verbeteren van de structuur waarbinnen de productie plaatsvindt. Voorbeelden van structuur zijn: zorgen dat er standaard offerteteksten zijn, de samenwerking met andere, aanpalende afdelingen verbeteren of een afdelingswebsite ontwikkelen voor de interne klanten van de afdeling. Al deze initiatieven zijn er op gericht om het dagelijkse werk – de productie – makkelijker te maken.Het besef dat deze twee type activiteiten er zijn is één. De tweede stap in de goede richting is om je te realiseren dat het wel eens lastig kan worden voor jou als manager om aan beide zaken je persoonlijke aandacht te geven. Kan je wel op dagelijkse basis tien medewerkers coachen, motiveren, begeleiden en sturen…en ook nog eens voldoende aandacht geven aan de structuur? Zeker als aan dat laatste veel moet gebeuren? De oplossing kan zijn dat je een van je teamleden de productie laat doen en zelf de ontwikkeling doet, of omgekeerd. Jim Collins, auteur van Built to Last en Good to Great, heeft met onderzoek aangetoond dat grote, zich van hun concurrenten onderscheidende organisaties bewust dit onderscheid tussen productie en ontwikkeling maken en vooral aan de ontwikkeling veel aandacht besteden. Minder succesvolle organisaties – en dus ook minder succesvolle afdelingen - vergeten vaak aan de structuur te werken door de waan van de dag. Dus, wil jij als manager een succesvolle afdeling leiden, besteed dan voldoende aandacht aan de productie én de ontwikkeling.
Managementconcepten: welke kies je?
Als nieuwbakken manager ben je er nog niet als je speltip 1 uit de vorige alinea hebt opgevolgd. Voor een efficiënte productie en een effectieve ontwikkeling zijn er allerlei concepten beschikbaar. Relevant daarbij is ook wat voor een afdeling je moet managen. Moet je met een team een prestatie neerzetten of ben je verantwoordelijk voor een proces zoals logistiek of productie? Als je een proces efficiënter moet maken kan je aan de slag met zaken als Six Sigma, de ‘zwakste schakel’ van Goldrath of de veel geprezen balanced score card. Gaat het om het managen van een team, dan heb je zeker wat aan de Teamrollen van Belbin (voor effectievere teamprestaties) en is het raadzaam je te verdiepen in de verschillende managementstijlen die je kunt hanteren.
Down to earth
Juist omdat het ‘rijbewijs’ niet nodig is, gebeuren er regelmatig ongelukken als medewerkers tot manager worden verheven. Soms komt dat ook doordat die medewerkers het managersvak eigenlijk helemaal niet leuk vinden. Wie uitstekend kan verkopen, hoeft nog lang geen goede Sales manager te zijn. Voor hen die het wel leuk vinden is het zaak om het simpel te houden en het gezond verstand te gebruiken. Ga je met mensen aan de slag, verdiep je dan in hun drijfveren en probeer oprecht het beste uit hen naar boven te halen. En laat je daarbij helpen door managementconcepten die voor jou concreet genoeg zijn om in de praktijk toe te passen. We moeten het ook niet moeilijker maken dan het is.
Dit artikel is ook gepubliceerd op Managementsite. Zie ook leiderschap in de praktijk.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------